Электронная подпись — это цифровой аналог рукописной подписи. Электронные ключи используют в разных областях: для подписания электронных документов с контрагентами, сдачи отчётности, регистрации онлайн-кассы, участия в торгах, работы на госпорталах и т.д.
При подписании документа электронной подписью сохраняются данные о том, когда и кем был подписан файл. Если в документ внесут изменения после подписания, об этом можно будет узнать.
Сейчас в Российской федерации существует два вида электронной подписи: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Простая электронная подпись подойдет физическим лицам, которые пользуются интернет сервисами для покупок товаров и услуг, управления средствами в банке. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги». Простая электронная подпись имеет минимальный уровень защиты. Она может представлять собой пару логин-пароль или одноразовый числовой код.
Неквалифицированная электронная подпись нужна сотрудникам компаний для обмена документами с партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика. Для того чтобы ей пользоваться, между контрагентами должно быть составлено соответствующее соглашение.
Квалифицированная электронная подпись предоставляет самый высокий уровень защиты и самый широкий спектр возможностей; требуется всем, кто сдает отчетность в ФСС, ФНС, ПФР и другие государственные органы, подписывает договоры с контрагентами, участвует в госзакупках и других видах торгов. Для её использования не нужно составлять отдельный документ, но получить её можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.
С 1 января 2022 года квалифицированные электронные подписи для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц выдают в налоговой или у её доверенных лиц. Необходимо заполнить заявление и лично явиться в отделение ФНС.
Физическое лицо может получить неквалифицированную подпись в налоговой или в удостоверяющем центре. Квалифицированную подпись выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.
